Ay sonu kapanışı neden 5 günde bitmeli?
Geçen ayın gelir tablosu ayın 20’sinde geliyorsa karar geç alınıyor demektir. Hızlı ay sonu kapanışının süreç, günlük disiplin ve kapanış adımlarıyla nasıl kurulduğunu anlatıyoruz.
Kurumsal Danışmanlık
Şennur Şenel, SMMM
3 dk okuma
Talep–Sipariş–Onay: Giderleri disipline almanın en kısa yolu
Harcamanın onayı fatura geldikten sonra aranıyorsa giderler kontrol dışıdır. Talep–Sipariş–Onay sisteminin nasıl kurulduğunu, onay yetkilerini ve muhasebeye etkisini anlatıyoruz.
Şennur Şenel, SMMM
3 dk okuma
Bir tedarikçi faturası muhasebeye geliyor. Muhasebeci soruyor: “Bunu kim istedi?” Satınalma bilmiyor, departman müdürü hatırlamıyor, fiyat da konuşulandan farklı. Fatura günlerce masadan masaya dolaşıyor. Tanıdık geldiyse, şirketinizde harcamalar sistemle değil alışkanlıkla yapılıyor demektir.
Sorun nerede başlıyor?
Gider kontrolünün en büyük hatası, onayın harcamadan sonra alınmasıdır. Fatura geldiğinde artık mal alınmış, hizmet verilmiş, para borçlanılmıştır. Bu noktada verilen “onay” bir kontrol değil, olmuş bir şeyin kabulüdür.
Talep–Sipariş–Onay sistemi bu sırayı tersine çevirir: Her harcamanın önce bir talebi, sonra bir onayı, sonra bir siparişi olur. Fatura ise yalnızca bu siparişle karşılaştırılan son belgedir.
Sistemin dört adımı
- Talep: İhtiyacı olan departman ne, ne kadar, ne zaman ve neden gerektiğini yazılı olarak bildirir.
- Onay: Talep, tutarına göre belirlenmiş yetkili tarafından onaylanır veya reddedilir.
- Sipariş: Satınalma, onaylı talebe göre tedarikçiyle fiyatı ve koşulları netleştirip sipariş numarası verir.
- Eşleştirme: Mal veya hizmet teslim alındığında irsaliye, fatura geldiğinde de fatura sipariş ile eşleştirilir. Tutarlıysa muhasebe kaydı yapılır.
Onay yetki tablosu
Sistemin kalbi, kimin hangi tutara kadar onay verebileceğini gösteren basit bir tablodur. Örnek bir yapı:
| Tutar aralığı | Onaylayan |
|---|---|
| Düşük tutarlı rutin harcamalar | Departman yöneticisi |
| Orta tutarlı harcamalar | Departman yöneticisi + finans |
| Yüksek tutarlı ve yatırım harcamaları | Genel müdür / patron |
| Bütçe dışı her harcama | Tutarı ne olursa olsun üst yönetim |
Tutar sınırları şirketin ölçeğine göre belirlenir. Önemli olan, sınırların yazılı olması ve herkesin aynı kuralla çalışmasıdır.
Muhasebeye kazandırdıkları
- Hızlı kapanış: Fatura geldiğinde onay aranmaz; muhasebe sadece kontrol eder ve kaydeder.
- Otomatik eşleştirme: Tedarikçiden faturaya sipariş numarası yazması istendiğinde, e-fatura ile gelen belgeler siparişle otomatik eşleşebilir.
- Doğru tahakkuk: Ay sonunda faturası gelmemiş ama teslim alınmış mallar siparişlerden görülür ve doğru döneme kaydedilir.
- Nakit tahmini: Onaylı siparişler, gelecekteki ödemelerin en güvenilir kaynağıdır.
Uygularken dikkat edilecekler
- Sistem bürokrasiye dönüşmemeli; rutin ve düşük tutarlı harcamalar için sadeleştirilmiş akış olmalıdır.
- Acil durum prosedürü tanımlanmalı, ama istisna kural haline gelmemelidir.
- Mümkünse ERP veya basit bir onay yazılımı kullanılmalı; e-posta ile onay takibi kısa sürede kaybolur.
- Siparişsiz gelen faturalar raporlanmalı ve sebebi sorgulanmalıdır.
Kontrolsüz gider, kimsenin onaylamadığı ama herkesin ödediği giderdir.
Giderleriniz kontrol altında mı?
Şirketinize uygun Talep–Sipariş–Onay akışını ve yetki tablosunu kurmak için ön görüşme planlayabilirsiniz.
Şennur Şenel
Serbest Muhasebeci Mali Müşavir, İşletme MBA. Kreatif ajans, gıda ve kimya sektörlerinde muhasebe ve mali işler yöneticisi olarak geçen yılların ardından bugün Hadımköy’deki ofisinden Beylikdüzü ve çevresine muhasebe hizmetleri ve kurumsal danışmanlık veriyor.
Önemli not
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Vergi mevzuatı, oranlar ve tutarlar sık güncellenir; işlem yapmadan önce kendi durumunuz için mutlaka bir mali müşavire danışın.