Ay sonu kapanışı neden 5 günde bitmeli?

Birçok şirkette geçen ayın gelir tablosu ancak ayın 20’sinde, hatta beyanname tarihinden sonra hazır oluyor. Patron rakamları gördüğünde artık bir sonraki ayın yarısı geçmiş oluyor. Yanlış giden bir şeyi fark ettiğinizde, aynı hata ikinci kez yaşanmış oluyor.

Geç gelen rakam, geç alınan karardır

Muhasebe sadece vergi için tutulmaz. Asıl değeri, yönetime “neredeyiz?” sorusunun cevabını vermesidir. Ama bu cevap geç gelirse işe yaramaz. Satışlar düştüyse, bir gider kalemi kontrolden çıktıysa ya da bir ürün zarar ettiriyorsa bunu ayın ilk haftasında bilmek gerekir.

Kapanış neden gecikir?

Sorun çoğunlukla muhasebe ekibinde değil, muhasebeden önceki süreçlerdedir:

• Depo irsaliyeyi zamanında girmez ya da yanlış girer. Tedarikçi faturası irsaliyeyle karşılaştırılamaz, teyit edilemez.
• Fiyat netleşmeden mal alınır. Faturadaki birim fiyat siparişle tutmaz, farkın araştırılması kapanışı bekletir.
• Satınalma, Talep–Sipariş–Onay sistemiyle kurgulanmamıştır. Harcamanın kimin onayıyla yapıldığı ancak fatura geldikten sonra aranır.
• Gider faturaları geldikten sonra onaya gönderilir. Muhasebe, kayıt yapan bir birim olmaktan çıkıp onay toplayan bir masaya dönüşür.
• Banka ve kasa hareketleri günlük işlenmez, faturalar haftalarca geriden gelir. Bütün iş ay sonuna yığılır.
• Gelen faturada sipariş numarası yoktur ya da siparişle eşleştirilemez. E-fatura portalından otomatik aktarım kurulamaz, her fatura elle işlenir.

Hızlı kapanış nasıl kurulur?

Erken kapanış ay sonunda hızlı çalışmakla değil, ay boyunca doğru çalışmakla mümkün olur. Üç katmanda kurulur:

1. Süreçler: Onay ve eşleşme

• Talep–Sipariş–Onay: Onay, fatura geldikten sonra değil harcama yapılmadan önce alınır. Fatura geldiğinde muhasebenin işi onay toplamak değil, kontrol etmektir.
• Fiyat siparişte netleşir: Birim fiyat onaylı siparişte belli olmadan mal alınmaz. Fatura geldiğinde fiyat zaten bellidir.
• Faturada sipariş numarası: Tedarikçilerden sipariş numarasını faturaya yazmaları istenir. E-fatura portalından gelen faturalar siparişle otomatik eşleşir, elle iş ortadan kalkar.

2. Ay içinde: Günlük disiplin

• Bankalar her gün işlenir.
• Kasa her gün işlenir.
• Depo irsaliyeleri mal kabul günü, doğru olarak sisteme girilir.
• Satınalma ve diğer faturalar en fazla 2 gün geriden gelecek şekilde işlenir.

3. Ay sonunda: Kapanış adımları

1. Depo kapanır, tüm irsaliyeler işlenmiş olur.
2. Ay sonu stok sayımı yapılır. Fireler ve sayım farkları tespit edilip kayda alınır. Sayım yapılmadan hesaplanan maliyet, gerçek maliyet değildir.
3. Stok çıkışlarına ait tüm faturalar kesilir.
4. Tüm satınalma faturaları işlenir; sayım ve fire sonuçlarıyla birlikte üretim maliyeti hesaplanır ve satılan malın maliyeti ortaya çıkar.
5. Bordrolar yapılır, tahakkuk fişi sisteme kesilir.
6. Amortismanlar ayrılır, aylık envanter ve dönem sonu tahakkukları kapatılır.
7. Döviz değerlemesi yapılır, kur farkları çalıştırılır.

Sonuç: Karar hızı

Kayıtlar erken kapandığında yönetim toplantısı tahminle değil, rakamla yapılır. Sapmalar erken görülür, aksiyon zamanında alınır.

Hızlı kapanış bir muhasebe konusu değil, bir yönetim konusudur.