Ay sonu kapanışı neden 5 günde bitmeli?
Geçen ayın gelir tablosu ayın 20’sinde geliyorsa karar geç alınıyor demektir. Hızlı ay sonu kapanışının süreç, günlük disiplin ve kapanış adımlarıyla nasıl kurulduğunu anlatıyoruz.
Kurumsal Danışmanlık
Şennur Şenel, SMMM
3 dk okuma
Bütçe tutmadıysa: Sapma analizi nasıl yapılır?
Bütçe hazırlamak işin yarısıdır. Gerçekleşen rakamları bütçeyle her ay karşılaştırmak, sapmaları fiyat, miktar ve karışım etkisine ayırmak ve aksiyona dönüştürmek için pratik rehber.
Şennur Şenel, SMMM
3 dk okuma
Birçok şirkette bütçe yılın başında büyük emekle hazırlanır, yönetim kurulunda sunulur ve sonra bir klasörde unutulur. Mart geldiğinde rakamlar bütçeden uzaklaşmıştır ama kimse nedenini tam olarak bilmez. Oysa bütçenin asıl değeri, hazırlandığı gün değil, gerçekleşenle karşılaştırıldığı her ay ortaya çıkar.
Sapma analizi nedir?
Sapma analizi, gerçekleşen rakamlarla bütçelenen rakamlar arasındaki farkı bulmak ve bu farkın nedenini açıklamaktır. “Satışlar bütçenin %8 altında” bir tespittir; “satışlar, B ürününde fiyat indirimi yapıldığı için bütçenin %8 altında” ise bir analizdir. Yönetimin karar verebilmesi için ikincisine ihtiyacı vardır.
Önce bütçe doğru kurulmalı
Sapma analizi ancak karşılaştırılabilir bir bütçeyle yapılabilir. Bunun için:
- Bütçe aylara bölünmelidir; yıllık rakamı 12’ye bölmek mevsimselliği yok sayar.
- Bütçe, muhasebedeki hesap yapısıyla aynı kırılımda hazırlanmalıdır.
- Satış bütçesi yalnızca tutar olarak değil, miktar ve fiyat olarak da kurulmalıdır.
- Giderler sorumlu departmanlara göre ayrılmalıdır; her kalemin bir sahibi olmalıdır.
Sapmayı parçalarına ayırmak
Satış ve maliyet sapmalarını anlamanın en etkili yolu, toplam farkı etkilerine ayırmaktır:
| Etki | Ne sorar? | Örnek |
|---|---|---|
| Miktar etkisi | Planlanandan fazla mı, az mı sattık? | 1.000 adet yerine 900 adet satıldı. |
| Fiyat etkisi | Planlanan fiyattan mı sattık? | Kampanya nedeniyle birim fiyat düştü. |
| Karışım etkisi | Kârlı ürünlerin payı değişti mi? | Düşük marjlı ürünün satış payı arttı. |
| Maliyet etkisi | Birim maliyet planlandığı gibi mi? | Hammadde fiyatı veya kur arttı. |
Bu ayrım yapıldığında “satışlar düştü” cümlesi, sorumlusu ve çözümü belli olan somut bir başlığa dönüşür.
Aylık sapma raporu nasıl olmalı?
- Tek sayfa özet: Satış, brüt kâr, faaliyet giderleri ve faaliyet kârı; bütçe, gerçekleşen, fark ve fark yüzdesi.
- Eşik kuralı: Yalnızca belirli bir tutarı veya yüzdeyi aşan sapmalar açıklanır; her kuruşun peşine düşülmez.
- Neden ve sorumlu: Her önemli sapmanın yanında kısa bir açıklama ve sorumlu kişi yer alır.
- Aksiyon: Sapmanın kalıcı mı geçici mi olduğu ve ne yapılacağı yazılır.
- Yıl sonu tahmini: Gerçekleşenler ışığında yılın nasıl kapanacağı güncellenir.
Sapma analizi geç kalırsa
Sapma raporu ayın 25’inde geliyorsa, düzeltici aksiyon ancak bir sonraki aya yetişir; o arada aynı sapma tekrar yaşanır. Bu yüzden sapma analizi, hızlı ay sonu kapanışıyla birlikte düşünülmelidir.
Bütçe bir tahmin değil, bir pusuladır. Sapma analizi ise rotadan ne kadar çıktığınızı söyler.
Bütçeniz tutmuyor mu?
Bütçenizi aylık takip edilebilir bir yapıya kavuşturmak ve sapma raporunu kurmak için ön görüşme planlayabilirsiniz.
Şennur Şenel
Serbest Muhasebeci Mali Müşavir, İşletme MBA. Kreatif ajans, gıda ve kimya sektörlerinde muhasebe ve mali işler yöneticisi olarak geçen yılların ardından bugün Hadımköy’deki ofisinden Beylikdüzü ve çevresine muhasebe hizmetleri ve kurumsal danışmanlık veriyor.
Önemli not
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Vergi mevzuatı, oranlar ve tutarlar sık güncellenir; işlem yapmadan önce kendi durumunuz için mutlaka bir mali müşavire danışın.